GestaoDeEmails-300x300 Gestão de E-mail

Gestão de E-mails

Tenho a sorte de ter entrado no mundo da organização, muito antes de ter minha empresa e ter que gerir dezenas de mensagens!

Ainda assim me lembro que quando decidi organizar meus e-mails, tive que tirar alguns dias para deixar tudo em ordem! Comecei lendo e respondendo mensagens que já estavam há algum tempo paradas na minha caixa de entrada, pois eram vídeos ou textos de assuntos que eu considerava importante, mas que eu não andava com muito tempo para ler. Bom, assisti um vídeo que o meu irmão havia me enviado, amei o conteúdo e respondi para ele, agradecendo e fazendo alguns comentários. No mesmo dia ele me mandou uma resposta:

-Na, eu te mandei este vídeo há dois anos!!!! (risos… precedido de quase choro ahahahahah).

Veja bem, na época, eu costumava receber uma média de 10 a 15 e-mails por dia. Imagine se fosse assim até hoje!!! Eu estaria perdida com o volume que teria se acumulado.

Isso já faz muitos anos, aprendi a administrar minhas contas de e-mails e já ajudei muita gente a administrar as suas. Podem acreditar, já vi caixas de entradas com mais de mil mensagens!

Tem algumas coisas básicas que gostaria de pontuar no sentido de compartilhar experiências que podem ajudar você a não “perder” tempo com e-mails e utilizar seu tempo de maneira mais produtiva.

  • Evite ter muitas contas de e-mail. O ideal seria uma conta profissional, uma pessoal e uma conta que costumo chamar de “buraco negro”, ou seja, aquela conta que você utiliza para fazer uma série de cadastros necessários, que lotam a sua caixa postal e que você não precisa acessar, apenas eventualmente caso haja necessidade.
  • Se você tem mais de uma conta profissional e precisa mantê-las por algum motivo, pense na possibilidade de redirecionar todas para uma única caixa de entrada, isso pode facilitar a visualização diária.
  • Denuncie tudo que for spam.
  • Cancele seu cadastro em tudo que não é útil para você. Lembre-se que para isso, você terá aquele endereço “buraco negro”.
  • Evite marcar uma mensagem como NÃO LIDA, pode acontecer de você entrar na caixa postal algumas horas mais tarde, não lembrar que já havia aberto aquela mensagem, e perder tempo abrindo novamente – conheci uma pessoa, que chegava a abrir um mesmo e-mail, por vários dias consecutivos.
  • Crie marcadores com ações para seus e-mails, procure utilizar nomes “chaves”, por exemplo:
    • Aguardando resposta
    • Em andamento
    • Ação
    • Ler

Ou seja, quando você ler um e-mail que não pode ainda ser descartado ou armazenado numa pasta pois existe algo a ser feito com ele, coloque o marcador indicando o motivo pelo qual aquele e-mail ainda está na caixa de entrada.

  • Evite ficar com a caixa de e-mail aberta o dia inteiro, as notificações podem dispersar sua atenção.
  • Considere a possibilidade de verificar sua caixa de e-mails duas vezes ao dia – uma de manhã outra no final do dia. Tem pessoas que deixam para abrir somente de tarde ou de noite e muitas vezes deixam passar algumas solicitações importantes para aquele dia.
  • Crie pastas para guardar todos os e-mails que não demandam mais nenhuma ação, mas que servem como uma documentação ou histórico referente a todos os seus projetos e clientes.
  • Evite ter um número muito grande de pastas, isso pode dificultar na busca de um e-mail.
  • Faça um “detox” semanal nas suas caixas postais. Mantenha sua caixa de entrada de DIETA!

No início pode parecer difícil manter sua caixa de e-mails sob controle mas pode acreditar, é uma questão de disciplina e com o tempo se tornará um novo hábito.

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